전자 수발주 기능이 업데이트 되었습니다.(무료버전에서도 1년간 체험해보실 수 있어요^^)

■ 소 개

전자 수발주는 '알찬회계' 사용자들 간에 각종 증빙을 웹통신으로 보내고 수신하는 서비스입니다.
주로 프랜차이즈나 대리점 처럼 본.지사간 발주서를 주고 받을 때 가장 유용하게 사용되지만 꼭 발주용으로만 사용하는 것은 아니고 거래명세표, 견적서, 청구서등 알찬회계의 증빙에서 사용하는 모든 양식을 보낼 수 있습니다.

다만 이 전자 수발주는 무료버전은 발송은 가능하지만 수신확인은 유료 버전만 가능합니다.
그러므로 본.지사에서 양쪽이 모두 '알찬회계'를 사용하면 본사만 유료버전을 사용하고 지사들은 무료버전을 사용해도 충분히 유용하게 사용할 수 있습니다.
(보통 지사들은 본사에 발주서만 보내면 되는 경우가 대부분이기 때문이죠.)

전자 수발주가 이메일이나 인쇄 후 FAX 전송 보다 좋은 점은 다음과 같습니다.

1. 보낸 즉시 확인이 가능합니다.
2. 수신인이 발주서 내용을 보았는지, 또 언제 열람했는지 확인할 수 있습니다.
3. 수신한 발주서를 클릭 한 두번으로 회계전표로 복사 기장할 수 있습니다.

예를들어 전자발주를 다음과 같은 시나리오로 사용할 수 있을 것입니다.

1. 지사는 알찬회계를 사용하면서 증빙의 발주서를 작성하면서 [전자문서로 전송]을 클릭해 전송합니다.
2. 본사의 수발주 메뉴의 [수신함]에 가면 발주서를 확인할 수 있습니다.(유료버전)
3. 본사는 이 발주서를 인쇄하여 담당자에게 전달하고, 담당자는 발주상품을 준비, 발송합니다.
4. 상품을 출고하면서 최초 발주서를 복사해 매출전표를 작성하거나 거래명세표를 발행할 수 있습니다.

즉 전자발주 서비스를 사용하면 최초 지사에서 받은 전자 발주를 기준으로 품목매출 회계전표나 거래명세표를 다시 작성할 필요없이 클릭 한 두번으로 모든 과정을 처리할 수 있습니다.

전자 수발주를 사용하기 위해서는 양쪽이 서로 '알찬회계'를 설치해 사용하면 됩니다.

■ 전자 수발주 신청

전자수발주 신청은 아주 간단합니다.
(이 기능은 2024.12월 버전 부터 지원 되므로 아래 설정 버튼이 안 보이면 업데이트를 한 후에 사용하실 수 있습니다.)

1. 알찬회계 [설정] 화면에서 하단의 [전자 수발주 사용설정] 버튼을 클릭합니다.
   
   
2. 사업자번호와 사업자 정보를 확인하고 틀린 부분이 있으면 수정합니다.
   [중요!] 이때 본인 사업자번호가 아니면 절대 신청하지 마세요.
   다른 사업자번호를 도용해 사용하다 나중에 실제 사업자가 신청해서 도용이 드러나면 큰 불이익이 올 수 있습니다.
   
   
3. 아래 수발주 설정화면 중간의 [□ 알찬 전자 수발주 사용함] 항목에 체크를 하고 [저장] 버튼을 클릭합니다.
   이제 다 되었습니다. 정말 간단하죠?

신청이 끝나고 설정화면을 닫고 알찬회계 메인화면으로 돌아 오면 아래 그림과 같이 상단 [설정]버튼 옆에 [수발주] 메뉴가 보이게 됩니다. 다음은 수발주 서비스를 사용할 때 추가 기능을 위한 옵션입니다. 내용을 읽어 보고 업무에 필요하면 선택하면 됩니다.

1.수발신 회사간 품목매칭 항목

도착한 발주서를 [회계전표로 저장] 할 때 발주서 내의 품목을 내가 사용중인 알찬회계 품목대장과 매칭하기 위한 옵션입니다. 본.지사.대리점들은 같은 알찬회계를 사용해도 회사가 다른 만큼 같은 이름의 품목을 사용해도 품목대장의 품목번호는 서로 다릅니다. (알찬회계에서는 사용자가 품목대장에 등록하는 순서에 따라 품목번호는 자동으로 부여됩니다.) 예를들어 본사에서는 '생닭5호'의 품목번호가 10번이고 '닭날개'는 15번인데, 지사A 컴퓨터의 알찬회계에는 '생닭5호'가 15번이라고 가정하죠. 그럼 지사A에서 발주서를 작성하면서 15.생닭5호를 발주 했는데, 본사에서 받을 때는 15번이 '닭날개'여서 엉뚱한 품목으로 인식할 수 있습니다. 이러한 오류를 막기 위한 것이 이 옵션입니다. 기본값인 [안함]을 사용하면 품목번호를 사용하지 않고 순수하게 발주서에 적힌 품목명 만으로 상호 수발주를 하게 됩니다. 재고관리는 별도로 다른 프로그램을 사용한다든지, 또는 재고관리는 필요하지 않으면 가장 단순하게 사용할 수 있는 옵션입니다. 단, 이 옵션으로 수신한 발주서를 회계전표를 생성할 때도 품목번호를 사용하지 않기 때문에 품목전표이지만 재고관리는 되지 않습니다. [추천] 본.지사간 발주내역을 품목대장과 매칭하려면 [품목코드]와 [바코드]를 사용하세요. 예를들어 '생닭5호'의 품목번호나 이름이 본사.지사간 다르더라도 품목대장의 생닭5호의 수정화면에 들어가 [품목코드]를 100-5(영문,한글도 ok) 같이 고유값으로 양쪽이 다 같은 코드를 부여해 두면 지사에서 발주한 품목을 본사에서 [회계전표로 저장]을 할 때 이 값으로 본사 알찬회계의 품목대장에서 자동으로 찾을 수 있습니다. 본.지사간 교류하는 상품들에게 대부분 바코드가 있다면 [바코드]를 사용하는 것도 좋습니다. 바코드는 각 상품에 부여되는 전세계에서 고유의 번호입니다. 마지막 옵션인 [품목번호(비추천)]는 본사와 지사들이 완전히 똑같은 품목대장을 사용할 때 선택합니다. 그러나 이 옵션을 사용할 회사는 거의 없습니다. 같은 알찬회계를 사용하더라도 회사가 다르면 자동 부여되는 품목번호를 서로 똑같이 맞추기는 거의 불가능합니다. 이 옵션은 아예 빼 버리려 했지만 혹시 몰라서 그냥 둔 옵션입니다. (본사에서 지사.대리점들의 품목대장 매입단가,매출단가 까지 일괄적으로 통제하려는 경우에는 별도로 제작의뢰하여 맞추는 방법을 고려한 옵션입니다.)

2.발주내역 첫째칸 표시 항목

지사에서 보낸 발주서를 확인할 때 발주내용의 첫째 칸을 어떤 항목으로 볼지 정하는 옵션입니다. 보통은 위 옵션인 [1.수발신 회사간 품목매칭 항목]과 같은 항목을 선택해 사용하는 것이 일반적이지만 필요에 따라 다른 값을 선택해도 됩니다. 그리고 여기서 기본값을 정해도 실제 발주내용 확인창에서 표시 항목을 바꿀 수도 있으며, 인쇄시에도 선택한 첫째 칸 항목에 따라 출력됩니다.