■ 도움말 요점

• [회기연장]은 회계기간 종료일로부터 60일 더 연장해 사용, [회기이월]은 새 회기장부 만들어 사용
• 회기연장은 60일까지만 연장 가능, 2년차에는 회기이월로 새회기 만들어야 함
• 전표 추가시 날짜는 항상 현 회기년도(상단 타이틀바 표시)기준으로 인식

■ 회기연장과 회기이월

회계장부는 1년마다 새로 작성하는 것이 원칙입니다.(회계기간은 최대 1년을 초과할 수 없습니다.)
모든 전표와 원장, 증빙들은 1년 단위로 회기가 끝나고(보통 12.31일) 결산을 마치면 함께 잘 보관해 두고 새해가 되면 새롭게 전표, 원장들을 작성합니다.

그런데 실무에서는 이 원칙을 지키기 어려운 경우가 많습니다.
장부나 거래처원장에서 작년 거래내역을 수시로 참고해야 하는 경우가 그렇습니다.

'알찬회계'에서는 1년의 회기년도가 끝나고 새해가 되었을 때 (1)회기를 연장해서 편하게 사용하는법과 (2)회계원칙 대로 새회기를 생성해 사용하는법 두 가지 중에서 선택할 수 있도록 하였습니다.
기본적으로 처음 회계프로그램을 사용하신다면 (1)번 방법을 추천드립니다만, 어떤 방식을 선택할 것인지는 아래 글을 읽어 보시고 회사의 규모나 필요에 따라 결정하시기 바랍니다.

1. 회기를 연장해 계속 사용하기

회기년도가 끝나면 [회기 +60일 연장]옵션으로 사용기한을 1년 +60일 더 연장해서 사용하는 방식입니다.
예를들어 2024년에 알찬회계를 시작했다면 전표 입력기간은 회기년도에 따라 2024.01.01 ~ 2024.12.31까지입니다.
이 회기기간을 종료일(2024.12.31)로부터 60일 더 연장해서 2025.03.01까지 계속 이어서 사용하는 방식입니다.
이 방법의 장점은 이월작업 같은 귀찮은 확인 작업이 필요없고, 장부나 거래처원장에서 작년 전표도 바로 함께 조회, 수정할 수 있다는 점입니다.

우선 현재 사용하던 회기가 지나서 '알찬회계'를 시작하면(즉, 다음해 1.1일에 알찬회계를 시작하면..) 아래와 같은 팝업 화면이 나타납니다.
여기서 두번째 [회기연장] 버튼을 클릭합니다.
그러면 회기가 연장되었다는 메시지가 나오고 회기가 연장되어 바로 2025년의 전표를 입력받을 수 있게 됩니다.
회기가 연장된 것은 메인화면의 트리 위의 회기명을 보면 알 수 있습니다.
회기명을 보면 연장전에는 [2024년]이었는데 연장 후에는 그림처럼 [24-25년]으로 바뀐 것을 알 수 있습니다.
즉 2024년 회계기간 종료일(2024.12.31)에서 +60일 더 연장해서 2025년 2월 말까지 사용할 수 있는 회기입니다.
2024년도 결산 작업과 부가세신고(1월 25일)를 마치고 작년도 장부를 정리/마감할 수 있는 기간동안 연장할 수 있도록 하였습니다.
연장 사용기간이 종료되면 두 번째 방법인 [새회기 생성]을 하셔야 합니다.

2. 새 회기를 만들어 사용하기

회계관리가 잘되는 회사들은 너무나 당연하게 새 회기를 만들어 사용합니다.
심지어 새회기를 만들고 나면 전회기의 자료는 누구도 수정하지도 못하게 회사규정을 정하기도 합니다.
이렇게 관리가 철저한 회사에서는 전회기에서 누락된 자료도 전회기에 입력하지 않고 새회기의 전표와 날짜로 기록하면서 적요등에 전회기에서 누락된 자료임을 표시합니다.

어쨌든 이 방법은 회계 원칙을 준수한다는 것이 큰 장점이고, 둘째 속도가 빠릅니다.
새 회기 데이터는 텅 비어 있을 것이고 새로 입력하는 자료도 적으니 당연히 처리 속도도 빠르겠지요.
또 과거 데이터와 별도의 파일로 관리하기 때문에 만에 하나 사용도중 현재 회기 데이터가 깨지는 일이 발생하더라도 과거 데이터에 영향을 끼치지 않습니다.
특히 '알찬회계'에서는 회기별로 새 회기에서 작업하더라도 간단히 클릭 한번으로 작년 또는 과거 회기로 1초 만에 이동할 수 있으며, 거래처원장을 볼 때도 작년회기의 자료도 함께 볼 수 있는 옵션이 있으므로 새 회기를 사용하더라도 큰 불편은 없을 것입니다.

단점은 회기별로 데이터를 저장하는 파일이 다르기 때문에 작년의 거래내역 기록이 완전히 끝나지 못한 상태에서 새 회기를 만들고, 작년의 거래내역을 추가, 수정하게 되면 그 내용이 새 회기의 이월 잔액에 반영되지 않는다는 것입니다. (이러한 경우 새 회기에 와서 전기이월 작업을 다시 해주어야 합니다.)

즉, 회계원칙에 따른 새 회기 만들기는 평소 회계관리가 철저한 회사에서 사용하기 좋은 방법입니다.

새 회기를 만들때는 [회기관리] 화면에서 [+추가] 버튼을 사용합니다.
회기추가 화면의 첫째 항목인 [회계년도]에 새해 년도를 선택하고 세번째 [직전회기]에는 작년회기를 선택합니다.

※ 직전회기를 선택하고 새회기 생성을 해야 직전회기 기말잔액과 연장 입력한 자료를 이월할 수 있습니다.

이제 [확인]만 누르면 나머지는 알아서 다 처리합니다.
만일 '직전회기'가 연장사용중이던 회기이면 연장하여 입력했던 전표들까지 모두 복사해 가져옵니다.
그리고 '직전회기'가 연장사용이 아닌 1개년 회기라면 전년도의 전표는 가져오지 않고 전년도 기말잔액을 새회기의 이월잔액으로 가져옵니다.

이월작업이 끝나고 새로 생성된 새회기를 더블클릭해서 들어가 보면 금년 1월 1일부터 입력한 전표가 모두 있는 상태에서 계속 이어서 전표를 입력할 수 있습니다.
물론 데이터베이스는 반으로 가벼워진 상태가 되겠지요.

만일 전기는 연장사용을 했지만 새회기는 완전히 새로 시작하는 회기로 만들고 싶다면 회기추가 화면에서 [직전회기]를 [전회기없음]으로 선택하고 새회기를 생성하면 됩니다.

■ 회기연장과 전표입력

2024년도 회기연장으로 전표입력은 [2024.1.1 ~ 2024.12.31 + 60일] 까지 할 수 있습니다.
예를들어 전표 추가하면서 날짜에 0102 라고 입력하면 년도는 자동으로 2025년으로 인식하고 2025-01-02 로 표시합니다.
물론 작년 2024년의 전표도 입력할 수 있습니다.
단, 작년 날짜의 전표를 입력하려면 날짜에서 [년월일]을 모두 입력해야 합니다.
예를들어 2024-12-20 전표를 입력하려면 날짜 란에서 [241220] 을 입력하고 Enter를 치면 됩니다.
(금년이 아닌 작년 날짜를 입력하면 실수를 방지하는 차원에서 1초간 "전회기 날짜입니다."라는 메시지가 뜨고, 날짜가 빨간색으로 표시됩니다. - 단지 혹시 실수로 입력한것 아니냐는 뜻일 뿐 다른 기능이 있는 것은 아닙니다.)
현재 사용중인 회기에서 입력 가능한 날짜 기간은 프로그램창 최상단의 타이틀바에 표시됩니다.

■ 관련 도움말 링크

▷▷ 전회기 이월액 자동계산
▷▷ 회기관리
▷▷ 전기이월 금액입력