■ 도움말 요점

• 회기 리스트를 더블클릭하면 해당 회기로 이동(트리 상단의 드롭다운과 동일작동)
• [회기연장]은 회기 종료일 이후 60일을 더 연장 사용, [회기이월]은 새 회기장부 만들어 사용
• 회기연장 60일 이후에는 전표입력 불가능, 회기이월로 새 회기로 이월해 사용해야 함

■ 회기관리

회기관리는 1년 단위의 회계년도별 전표그룹을 추가하고, 이동할 수 있는 메뉴입니다.
설치한 후에는 금년 회기그룹 하나만 등록되어 있을 것입니다.
새해가 되면 전년도의 모든 전표를 검토하고, 결산작업을 통해 전년도의 손익과 재무제표를 작성하는 것으로 전년 작업을 마무리하고 새 회기를 추가해서 새해에는 새 장부에 거래 기록을 시작하게 됩니다.

그런데 '알찬회계'에서는 여기서 두 가지 선택사항이 있습니다.

1. 새 회기를 추가하는 방법
회계원리에 충실한 원칙적인 방법으로, 회계관리 완벽하게 잘 되어 있는 회사에서는 새해가 되면 당연히 새 회기를 만들어 새해 기록을 시작합니다.
이러한 회사들은 평소 자금관리가 정확하기 때문에 전표기록에 누락되는 일이 없습니다. 혹시라도 자금시재가 안 맞으면 정확하게 맞을 때 까지 퇴근도 못할 정도이니까요.
이렇게 확실한 회사라면 새해가 되면 바로 회기관리 상단의 [+추가] 버튼으로 새 회기를 추가해서 사용하면 됩니다.

새 회기에 넣을 정보도 간단합니다.
새해 년도와 회기, 직전회기 정도만 선택하고 [확인]을 눌러 저장하면 됩니다.
(사업자 정보 내용중에 변경된 것이 있으면 이 화면에서 수정하면 됩니다.)
전 회기에서 사용했던 거래처, 장부, 품목대장은 새 회기에서도 그대로 사용합니다. 전표들만 새로운 데이터베이스에 저장하게 되는 것이죠.
[회기관리]에 새 회기가 등록되고 나면 더블클릭하면 바로 새 회기를 사용하는 상태가 됩니다.
또한 이 회기관리에 들어올 필요없이 사용 중 과거년도를 볼 일이 있을 때는 메인화면 트리 위쪽의 [2025년▼] 드롭다운 버튼을 선택해서 이전 회기와 금년 회기를 간단히 이동할 수 있습니다.
또한 계정별원장이나 거래처원장을 볼 때 역시 전기의 거래내역을 보고 싶을 때는 간단한 조작으로 조회할 수도 있습니다.

2. '회기연장'으로 계속 사용하는 방법
새해가 되면 새 회기를 만들어 사용하는 것이 원칙적이긴 하지만 실무에서는 불편한 점도 꽤 많습니다.
특히 새해 년초 1-3월에는 전년도 작업을 할 일이 많습니다.
전년도 12월의 카드사용 내역을 전표로 입력한다든지, 누락한 거래내역을 입력하는 일들입니다.
또 거래처의 과거 거래내역을 수시로 확인해야 하는 문제로 전년도 거래처원장을 조회하는 일도 많습니다.

이런한 회사들을 위해 '알찬회계'는 [회기연장]이라는 특별한 기능을 제공합니다.
즉 같은 장부에 전년도에 이어서 60일까지 더 기록하는 것입니다.
회기 연장을 하기 위해서는 회기관리 화면에서 [+새회기 추가]가 아닌 [△회기정보수정]을 클릭하여 수정창으로 들어 갑니다.

회기수정 화면에 들어간 뒤 맨 위의 [회기 60일 연장]에 체크를 해주면 됩니다.
위 화면의 회기 그룹명을 보면 [25-26년]으로 표시되어서 2025년에 이어서 2026년까지 사용중인 회기 장부임을 확인할 수 있습니다.
원칙대로 1년만 사용하는 회기는 회기그룹명이 2025년, 2026년과 같이 한 해로만 표시되고, 연장해 사용하는 경우에는 25-26년 과 같이 기간으로 표시되어 보이게 됩니다.

예를들어 2024년에 사용하다 [회기 60일 연장] 옵션을 선택하면 년도가 24-25 년으로 바뀌게 됩니다.
그리고 전표입력은 전년도인 2025.01.01 부터 2025.12.31을 넘어 60일 이후인 2026.3.1까지 입력이 가능합니다.
(60일로 연장기간을 정한 것은 60일이면 대략 2월 말 정도 되는데 1월 25일 부가세 신고를 마치고 작년 자료를 정리할 시간을 주기 위해서입니다.)

자, 그럼 60일이 지나면 어떻게 될까요?
60일이 지나면 전표 입력이 안되므로 알찬회계를 시작하면 자동으로 아래와 같은 팝업창이 나오게 됩니다.
여기서 세번째 [새회기 생성 (새회기용 장부 생성하여 사용)] 버튼을 클릭하면 됩니다. 그러면 새 회기를 만들면서 전회기(즉 25-26년)에서 회기연장으로 입력했던 2026년의 전표들을 복사해 가져오면서 2026년 장부가 생성됩니다.
설명이 조금 어려운 것 같지만 실제 해보면 아주 간단한 작업입니다.

그런데 위 창을 보면 [회기연장]은 흐리게 가려서 선택이 되지 않습니다.
이것은 현재 이미 회기연장을 사용 중으로 추가로 연장은 되지 않기 때문입니다.
위 화면은 연장 기간이 지난 후에는 새회기를 만들지 않으면 '알찬회계'를 실행할 때 마다 뜨게 됩니다.
[취소] 버튼을 누르면 일단 알찬회계로 들어가기는 하지만 연장기간 이후 날짜의 전표는 새로 추가할 수는 없습니다.
만일 어떤(?) 저희가 이해할 수 없는 이유로 회기이월도 안하고 이 팝업 알림창이 뜨는 것도 싫다면 맨 아래 [이 창을 더이상 띠우지 않음] 에 체크하고 [확인]을 누르면 됩니다.
그렇지만 이 경우 알림창은 뜨지 않아도 연장기간 이후의 전표는 입력할 수 없는 것은 동일합니다.

■ 회기삭제

회계 업무를 하면서 회기를 삭제할 일은 사실상 거의 없습니다.
회기를 삭제한다는 것은 해당 회기에 입력한 모든 거래내역, 전표 등 저장한 데이터를 삭제한다는 뜻이니까요.
그러나 잘못 만든 회기는 삭제할 수 있어야 합니다.
이 과정에서의 실수를 방지하기 위해 회기 삭제는 별도의 프로그램에서 작업할 수 있도록 하고 있습니다.
회기 삭제를 선택하면 현재 알찬회계를 종료하고 별도의 관리프로그램이 실행되어서 그곳에서 삭제할 수 있습니다.
(단 회기삭제 같은 민감한 작업은 관리자 권한을 가진 사용자만 작업할 수 있습니다.)

■ 관련 도움말 링크

▷▷ 회기연장과 회기이월
▷▷ 전회기 이월액 자동계산
▷▷ 전기이월 금액입력